Πραγματοποιήσατε την πρώτη σας συνάντηση one-on-one με έναν υπάλληλο: Πώς να προετοιμάσετε;

Αν είστε νέος διευθυντής, εδώ είναι οι ακριβείς ερωτήσεις συνάντησης ενός ατόμου, το πρότυπο ημερήσιας διάταξης και η προσέγγιση που μπορείτε να ακολουθήσετε για την πρώτη προσωπική σας συνάντηση με έναν υπάλληλο,

Αν υπάρχει κάτι που θα πρέπει να επικεντρωθείτε στην κορυφή ως νέος διευθυντής, είναι η πρώτη σας one-on-one συνάντηση με έναν υπάλληλο. Αυτή η πρώτη συνάντηση μπορεί να σας φανεί σαν μια τυπική διατύπωση. Αλλά στην πραγματικότητα είναι διαμορφωτική.

Η πρώτη συνάντηση one-on-one με έναν υπάλληλο ορίζει τον τόνο για τη σχέση σας με αυτό το άτομο που θα δουλεύετε καθημερινά. Είναι η μοναδική ευκαιρία που πρέπει να δημιουργήσετε ένα αυλάκι, ένα μοτίβο, για το τι θέλετε να είναι οι αλληλεπιδράσεις σας και το πρότυπο για αυτό που αισθάνεται καλό να προχωρήσει. Ως εκ τούτου, επενδύοντας χρόνο στην προετοιμασία για την πρώτη σας one-on-one συνάντηση με έναν υπάλληλο είναι μια σοφή χρήση του χρόνου σας.

Αλλά πώς ακριβώς θα έπρεπε να πραγματοποιήσετε αυτή την πρώτη one-to-one συνάντηση με έναν υπάλληλο; Μην φοβάστε Θα μοιραστώ αυτό που έχουμε μάθει από πάνω από έξι χρόνια έρευνας και θα συνεργαστούμε με 15.000+ διευθυντές και υπαλλήλους ...

# 1: Πείτε τη νέα σας μίσθωση γιατί θα θέλατε να ξεκινήσετε τη συνάντηση one-on-one μαζί τους.

Οι συσκέψεις one-on-one δεν είναι ενημερώσεις κατάστασης. Οι συσκέψεις one-on-one δεν απευθύνονται σε προγράμματα brainstorming. Μπορείτε να μιλήσετε "το τελευταίο" σχετικά με ένα έργο ή "τι θα ακολουθήσει" σε άλλη συνάντηση, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ακόμα και χαλαρού. Οι συσκέψεις one-on-one είναι σπάνιοι, ανεκτίμητοι χρόνοι μόνο για να αποκαλύψουν πιθανά ζητήματα και να μοιραστούν ανατροφοδότηση μεταξύ τους. Πότε αλλού έχετε την ευκαιρία να το κάνετε αυτό, πρόσωπο με πρόσωπο;

Η επίτευξη αυτού του στόχου είναι πρωταρχικής σημασίας επειδή ο υπάλληλός σας μπορεί να μην είχε ποτέ συναντήσεις one-on-one στις προηγούμενες δουλειές όπου αυτό ήταν αλήθεια. Επομένως, η εστίασή τους στον συγκεκριμένο σκοπό της συνεδρίασης one-on-one είναι απαραίτητη.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να γράψετε εξηγώντας αυτό ...

Γεια σου NAME,
Σκεφτόμουν ότι θα ήταν χρήσιμο να διοργανώνουμε συσκέψεις one-on-one κάθε εβδομάδα ή έτσι. Θεωρώ αυτές τις συναντήσεις ως μια στιγμή για μένα να σας ακούσω πραγματικά - να ακούσω τι σκέφτεστε και τι πιστεύετε ότι μπορεί να είναι καλύτερο στην ομάδα. Είναι επίσης πιθανό να φτάσουμε και οι δύο στην ίδια σελίδα, να ανταλλάξουμε ανατροφοδότηση μεταξύ μας και να συζητήσουμε πώς μπορούμε και οι δύο να αναπτυχθούν στους αντίστοιχους ρόλους μας.
Μπορούμε να συν-γράψουμε τις ατζέντες μπροστά από το χρόνο χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο που ονομάζεται Know Your Team (θα σας δώσω σύντομα) και έτσι εξασφαλίζουμε ότι μιλάμε για τα πράγματα που έχουν μεγαλύτερη σημασία.
Θα μπορούσατε να το κάνετε; Πες μου τι νομίζεις!
Με θερμό τρόπο,
ΤΟ ΟΝΟΜΑ ΣΟΥ

# 2: Ρωτήστε τη νέα σας μίσθωση ποια είναι η συχνότητα και η διάρκεια των συσκέψεων one-on-one που προτιμούν.

Για αυτές τις πρώτες συσκέψεις one-on-one, για πόσο και πόσο συχνά πρέπει να τις κρατάτε; Εάν η νέα μίσθωση σας αναφέρει άμεσα, συνιστώ εβδομαδιαίες συσκέψεις one-on-one για 1 ώρα για τις πρώτες 90 ημέρες περίπου. Αν η νέα μίσθωση δεν σας αναφέρει άμεσα, είναι πιθανό να είναι μια συνεδρίαση διάρκειας δύο εβδομάδων ή μηνιαία one-to-one για 1 ώρα.

Ανεξάρτητα από αυτό, το σημαντικότερο μέρος εδώ είναι να πάρουμε την πρώτη θέση από αυτά σχετικά με τη συχνότητα και τη διάρκεια. Με αυτόν τον τρόπο υπάρχει μεγαλύτερο buy-in σε αυτές τις συναντήσεις που συμβαίνουν - δεν είναι μόνο κάτι που απαιτείτε και επιβάλλετε σε αυτά.

Ακολουθούν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πόσο συχνά πρέπει να πραγματοποιείτε συναντήσεις one-on-one με τους υπαλλήλους σας, ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας σας.

Είναι οι συναντήσεις σας ένα προς ένα, στην πραγματικότητα, συναντήσεις σε επίπεδο skip-level; Μπορεί να θέλετε να διαβάσετε αυτό το κομμάτι εδώ σχετικά με τη συχνότητα των συναντήσεων σε επίπεδο skip-level.

# 3: Προετοιμάστε μια ατζέντα - με πληροφορίες από τον υπάλληλό σας.

Θα θελήσετε να αφιερώσετε τουλάχιστον 15 λεπτά συζητήσεων για προσεγμένες και συγκεκριμένες ερωτήσεις που ίσως θέλετε να ρωτήσετε. Θυμηθείτε ότι ο σκοπός της συναντήσεώς σας "one-to-one" είναι να αποκαλύψετε πιθανά ζητήματα και ανησυχίες, οπότε οι ερωτήσεις σας θα πρέπει να στοχεύουν σε αυτό. Για την πρώτη σας συνάντηση με έναν υπάλληλο, αυτό συχνά σημαίνει να ρωτάτε προφυλακτικές ερωτήσεις - ερωτήσεις που αποκαλύπτουν τις προτιμήσεις και τις προσδοκίες εργασίας του άλλου ατόμου, έτσι ώστε να μπορείτε να τις καταλάβετε ως ηγέτη.

Για παράδειγμα, εδώ είναι ένα πρότυπο ατζέντας για την πρώτη σας one-on-one συνάντηση με έναν υπάλληλο:

Προσωπική σύνδεση (10 λεπτά)

  • Οτιδήποτε σας εκπλήσσει κατά τη διάρκεια της πρώτης σας εβδομάδας ή έτσι εδώ;
  • Τι είναι συγκεχυμένη ή ασαφής; Οτιδήποτε άλλο θα θέλατε περισσότερο περιβάλλον;

Θέματα (20 λεπτά)

  • Τι μπορώ να φροντίσω να κάνω τις επόμενες 2 εβδομάδες που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε ακόμη περισσότερο την διαδικασία της φόρτωσης;
  • Πώς θα περιγράφατε το ιδανικό περιβάλλον εργασίας σας; (Π.χ., είστε άνθρωπος το πρωί ή το απόγευμα; Προτιμάτε περισσότερη κοινωνική αλληλεπίδραση ή σταθερούς χρόνους ανεξάρτητης εργασίας;
  • Έχετε κάποια εργασία που σχετίζεται με κατοικίδια ζώα; Τι πιστεύετε ότι έχετε την τάση να είστε πιο ευαίσθητοι από τους περισσότερους, όσον αφορά τις προτιμήσεις εργασίας;

Κατεύθυνση καριέρας (10 λεπτά)

Επόμενα βήματα + πιάτα (5 λεπτά)

Θα θελήσετε επίσης να καλέσετε τους υπαλλήλους σας να γράψουν τις δικές τους ερωτήσεις και να προσθέσουν οποιαδήποτε θέματα που θα θέλουν να συζητήσουν στην ημερήσια διάταξη. Αυτό βοηθάει τη συνάντηση one-on-one να μοιάζει περισσότερο με συνομιλία, παρά με υπαγόρευση. (Γνωρίστε την ομάδα σας είναι τέλεια για αυτό - σας παρέχουμε μια εύκολη μέθοδο για να γράψετε μια κοινή ατζέντα με τον υπάλληλό σας, μαζί με εκατοντάδες προτάσεις ερωτήσεων για την ημερήσια διάταξή σας.)

# 4: Μην ακυρώσετε τη σύσκεψη. Απλώς ανακατασκευάστε το αν έχετε και εσείς.

Η συνέπεια με τις συσκέψεις one-on-one έχει σημασία. Μιλάτε τόμους σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο δίνετε προτεραιότητα στον χρόνο του άλλου ατόμου με το πόσο καλά προετοιμάζετε και με ποιο τρόπο εμφανίζεστε με συνέπεια για τις συναντήσεις σας ένα προς ένα μαζί τους. Μετακινήστε ή ακυρώστε την πρώτη σας συνάντηση ένα-σε-ένα με έναν υπάλληλο και στέλνει το μήνυμα δυνατά και ξεκάθαρα: «Η ακρόαση σε σας δεν έχει τόση σημασία για μένα».

Χρησιμοποιώντας το Know Your Team είναι εξαιρετικά βολικό για αυτό, καθώς σας δίνουμε ένα μέρος για να γράψετε σημειώσεις συνάντησης one-on-one, στοιχεία δράσης και τις δικές σας προσωπικές σημειώσεις για τη συνάντηση. Δεν θα χρειαστεί να σκάψετε γύρω στα Έγγραφα Google ή να φυλάξετε το σημειωματάριό σας για να δείτε αν έχετε τραβήξει τυχόν σημαντικά σημεία της συνάντησης one-on-one.

Θα θελήσετε επίσης να αναλογιστείτε: Πώς πήγε αυτή η συνάντηση; Μήπως οι ερωτήσεις που ρωτήσατε ήταν χρήσιμες; Ήταν πλήρως παρόντες και αφοσιωμένοι κατά τη διάρκεια της συνάντησης ή αισθανθήκατε βιαστικά και το μυαλό σας αλλού; Αυτό θα σας βοηθήσει να βαθμονομήσετε τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να βελτιωθεί η σύσκεψη one-on-one για την επόμενη φορά.

Μην σκουπίζετε αυτή την πρώτη one-to-one συνάντηση με έναν υπάλληλο στην άκρη. Δεν είναι κάτι που παρεμποδίζει την πραγματική δουλειά. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι λίστες υποχρεώσεων μπορούν να περιμένουν. Οι συναντήσεις one-on-one που έχετε με την ομάδα σας είναι η πραγματική δουλειά. Και το πρώτο θέτει τον τόνο για τα υπόλοιπα.

Έτοιμοι να πραγματοποιήσετε την πρώτη σας συνάντηση με έναν υπάλληλο; Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε την ομάδα σας για να σας βοηθήσουμε να το εκτελέσετε καλά. Θα λάβετε εκατοντάδες προτάσεις ερωτήσεων, πρότυπα ημερήσιας διάταξης και άλλα, για να σας βοηθήσουμε να εκτελέσετε όλες τις προτάσεις που μοιραστήκαμε σε αυτό το άρθρο. Κάνετε τα πράγματα λίγο πιο εύκολο για εσάς ως διαχειριστή και δοκιμάστε το εργαλείο One-on-One στο Know your Team σήμερα.