Αυτοματοποίηση: Πώς να εξοικονομήσετε χρήματα για την επιχείρησή σας

Η αυτοματοποίηση, ενώ μια νέα αντίληψη στην επιχείρηση, είναι κάτι που ήταν εδώ και δεκαετίες. Πρώτον, ξεκινάμε στα εργοστάσια επεξεργασίας. η αυτοματοποίηση έχει αρχίσει να κάνει τις ζωές των εργαζομένων ευκολότερη από τις πρώτες μέρες.

Ο αυτοματισμός είναι η διαδικασία αυτόματης λήψης ορισμένων επιχειρησιακών διαδικασιών αντί της χρήσης ανθρώπινης εργασίας για την αύξηση της αποδοτικότητας. Ο αυτοματισμός βοηθά τις επιχειρήσεις να αποφεύγουν τους εργαζόμενους να χάνουν 22 ώρες την εβδομάδα σε απλές εργασίες. Ενώ αυξάνετε την αποδοτικότητα της επιχείρησής σας, υπάρχουν πολλά άλλα πλεονεκτήματα για την αυτοματοποίηση, συμπεριλαμβανομένων πιο ακριβών δεδομένων, καθώς και τα χρήματα που εξοικονομούνται στο κόστος εργασίας.

Αν δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε όταν επιχειρείτε να αυτοματοποιήσετε ορισμένες από τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες, ανατρέξτε σε αυτήν την λίστα με τα πράγματα που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε.

1 Λογισμικό αυτοματισμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες ή τους πελάτες σας μπορεί να είναι χρονοβόρος και κουραστική. Όχι μόνο χρειάζεται χρόνος μακριά από την ημέρα του εργαζομένου, αλλά μπορεί επίσης να οδηγήσει σε ανθρώπινα σφάλματα. Ένας πολύ καλός τρόπος για να πάρετε τη μονοτονία από την αποστολή αρκετών εκατοντάδων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα αυτοματισμού.

Η αυτοματοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται απρόσωπη, ωστόσο τα συστήματα αυτοματισμού καθιστούν εξαιρετικά εύκολο να προσθέσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, προκειμένου να προσαρμόσετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν την αποστολή. Απλά δημιουργώντας ένα φύλλο excel με τον πρώτο και το επώνυμο του πελάτη, το ποσό πληρωμής, τη διεύθυνση κ.λπ. και το φορτώνοντάς το στο λογισμικό αυτοματοποίησης θα διασφαλίσει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αποστέλλονται κατά τρόπο ευδιάκριτο κάθε φορά.

Η αυτοματοποίηση της μαζικής αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εξοικονομήσει αρκετές ώρες κάθε εβδομάδα που οι υπάλληλοί σας μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να επικεντρωθούν σε πιο σημαντικές, πιεστικές εργασίες Με τη σειρά του, αυτό εξοικονομεί ώρες που καταβάλλονται στο κόστος εργασίας χρησιμοποιώντας μια ελεύθερη ή φθηνή πλατφόρμα αυτοματοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2 Αυτόματο λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου

Ένας άλλος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε το προσωπικό σας πιο αποτελεσματικά δεν είναι να κατακλύσετε το χρόνο τους, έχοντας τους να απαντήσουν σε τηλεφωνήματα. Πολλές φορές, οι καλούντες ζητούν εύκολες πληροφορίες. Η εγκατάσταση ενός αυτόματου τηλεφωνητή θα βοηθήσει περαιτέρω να βοηθήσει τους πελάτες και να στείλει αιτήματα στο αρμόδιο τμήμα αυτόματα.

Αυτό εξασφαλίζει ότι ο πελάτης σας παραδίδεται στο αρμόδιο τμήμα, εξοικονομώντας χρόνο περνώντας τα σε διάφορα τμήματα πριν φτάσουν σε αυτό που χρειάζονται. Αυτό εξοικονομεί επίσης χρόνο για τους υπαλλήλους σας, επιτρέποντάς τους να εργάζονται σε άλλα πράγματα και να αφήνουν μια αυτοματοποιημένη υπηρεσία να φιλτράρει την ανάγκη του πελάτη προτού φτάσει σε αυτά. Αυτό πιθανόν να διευκολύνει τη διαχείριση του αιτήματος και να σπαταλάει λιγότερο χρόνο για τους υπαλλήλους σας, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και χρήματα.

3 Αυτοματισμός για την πρόσληψη

Ένας πολύ καλός τρόπος για να χρησιμοποιήσετε την αυτοματοποίηση για την επιχείρησή σας είναι η αυτοματοποίηση ορισμένων από τις διαδικασίες πρόσληψης. Η μίσθωση μπορεί μερικές φορές να είναι μια μακρά και ερεθιστική διαδικασία, επομένως η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει στην ανακούφιση ορισμένων από τους πόνους που συμβαίνουν μαζί της.

Ξεκινήστε δημοσιεύοντας θέσεις εργασίας σε ηλεκτρονικούς πίνακες εργασίας. Πολλοί ιστότοποι θέσεων εργασίας σας δίνουν την ευκαιρία να προσθέσετε προκριματικές ερωτήσεις στην αίτησή σας, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο για σας να χτυπήσετε τους υπαλλήλους χωρίς να χρειαστεί να περάσετε πολύ χρόνο για να περάσετε από εφαρμογές. Ένας άλλος τρόπος για να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήματα στη διαδικασία πρόσληψης είναι να αναλύσετε τα βιογραφικά σημειώματα των υποψηφίων και τις συνοδευτικές επιστολές για να δείτε πόσο καλά ευθυγραμμίζονται με την απόσπαση θέσεων εργασίας. Αυτό μπορεί εύκολα να σας βοηθήσει να χτυπήσετε περισσότερους υποψηφίους, αφήνοντάς σας μόνο με τις πιο κατάλληλες.

Επιπλέον, η χρήση αυτοματοποιημένου λογισμικού ελέγχου οθόνης φόντου μπορεί να σας βοηθήσει να απομακρύνετε περαιτέρω τους υποψήφιους που είναι ακατάλληλοι για τη θέση. Σύμφωνα με μια εταιρία ελέγχου στοιχείων προσωπικού, περίπου το 53% των αιτήσεων εργασίας περιέχουν ανακριβείς πληροφορίες. Είναι σημαντικό να ξεχαστούν οι ψεύτικοι υποψήφιοι προτού καν πάρουν την ευκαιρία να δουλέψουν για την επιχείρησή σας, καθώς μπορεί να είναι δαπανηρή η αντικατάστασή τους στη γραμμή (περίπου $ 4.129). Με την αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας, έχετε πρόσβαση σε γρήγορα και εύκολα διαβασμένα αποτελέσματα, εξοικονομώντας σας χρόνο για την αποστολή ενός αιτήματος ελέγχου υποβάθρου για κάθε υποψήφιο ξεχωριστά.

4 Λογισμικό διαχείρισης σχέσεων πελατών

Έχοντας να παρακολουθείτε τα δεδομένα των πελατών μπορεί να είναι ένα τεράστιο έργο γεμάτο από ανθρώπινες ανακρίβειες. Ειδικά όταν έχετε οδηγούς που προέρχονται από πολλές διαφορετικές πηγές, έχοντας λογισμικό που μπορεί να τα παρακολουθήσει όλα σε ένα μέρος βοηθά καλύτερα στην οργάνωση πιθανών πληροφοριών πελατών.

Επιπλέον, το λογισμικό CRM μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε ένα σύστημα ελέγχων και ισορροπιών. Έχοντας όλα τα δεδομένα πελατών της εταιρείας σας σε ένα μέρος, διευκολύνετε την ανώτερη διοίκηση να προσδιορίσει ποιος πρέπει να έχει πρόσβαση σε ποιες πληροφορίες προστατεύοντας έτσι τα δεδομένα των πελατών σας, καθιστώντας πιο δύσκολο για οποιονδήποτε να διεισδύσει στο σύστημά σας και να συλλέξει τα δεδομένα της εταιρείας σας δαπανηρή επιδιόρθωση.

Το λογισμικό CRM καθιστά τα δεδομένα της εταιρείας διαθέσιμα στην ανώτερη διοίκηση από την άποψη των πτηνών, χωρίς να σας αφήνουν να βασίζεστε στη λέξη των εργαζομένων σχετικά με τον τρόπο που κάνουν οι πελάτες τους. Το λογισμικό CRM σας παρέχει αναλυτικά στοιχεία σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εκτελεί ο καθένας από τους πελάτες σας και σας επιτρέπει να τοποθετείτε δεδομένα πίσω από το αν ένας υπάλληλος αξίζει προαγωγή ή διορθωτική ενέργεια. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να φιλτράρετε λιγότερο από τους επιθυμητούς υπαλλήλους που συνεχώς χάνουν το σήμα τους, εξοικονομώντας και πάλι τα χρήματά σας με τεμπέληδες υπαλλήλους.

Τελικές σκέψεις

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την επιχείρησή σας, προκειμένου να λειτουργήσει πιο αποτελεσματικά και ξεκινώντας με αυτά τα 4 βήματα, θα είστε σε καλό δρόμο. Η αυτοματοποίηση, όπως μάθατε, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με μικρούς τρόπους για να συμβάλει σε μεγάλο αντίκτυπο στην κατώτατη γραμμή. Κάθε ένας από αυτούς τους τέσσερις τρόπους αυτοματοποίησης των επιχειρησιακών διαδικασιών σας είναι ένας σίγουρος τρόπος να σας βοηθήσουμε να εξοικονομήσετε χρήματα αυξάνοντας παράλληλα την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σας.

Η Samantha Rupp διαθέτει πτυχίο Επιστήμης στη Διοίκηση Επιχειρήσεων. Είναι συνεισφέροντας συντάκτης για το 365businesstips.com καθώς και ένα προσωπικό ιστολόγιο, sjruppy.com. Ζει στο Σαν Ντιέγκο της Καλιφόρνιας και απολαμβάνει να ξοδεύει χρόνο στην παραλία, να διαβάζει τις σημερινές τάσεις της βιομηχανίας και να ταξιδεύει. Μη διστάσετε να συνδεθείτε μαζί της στο LinkedIn.