Ασύγχρονη επικοινωνία - Είναι μέρος της κουλτούρας της επιχείρησής σας;

Αυτό είναι ένα κομμάτι από την Colony, ένας άγριος υποστηρικτής της οικονομίας του ταλέντου, έτοιμος να σας βοηθήσει να οικοδομήσετε την απομακρυσμένη ομάδα σας και να κλιμακώσετε αποτελεσματικά.

Η απομακρυσμένη εργασία έχει δώσει στους ανθρώπους τον έλεγχο του χρόνου και της εστίασής τους. Είναι πιο ευτυχισμένοι, τώρα που έχουν περισσότερο χρόνο να αφιερώσουν τις οικογένειές τους, τους φίλους τους, και κυρίως τους ίδιους.

Είναι ακόμα πιο παραγωγικοί στην εργασία.

Αλλά, μπορεί να υπάρχει ένας κρυμμένος, όχι τόσο προφανής λόγος για όλα αυτά τα οφέλη, και δεν λειτουργεί από το σπίτι. Είναι ασύγχρονη επικοινωνία.

Η ασύγχρονη επικοινωνία σημαίνει ότι οι άνθρωποι έχουν τον έλεγχο του τρόπου και του χρόνου επικοινωνίας με άλλα μέλη της ομάδας.

Οι διευθυντές ενδέχεται να επιβλέπουν τη σημασία της ασύγχρονης επικοινωνίας, ανεξάρτητα από το αν η ομάδα είναι απομακρυσμένη ή όχι. Επικεντρώνονται περισσότερο στο να επιτρέπουν στους υπαλλήλους τους να κάνουν απομακρυσμένη εργασία, αφήνοντας όμως το ίδιο σύγχρονο μοντέλο επικοινωνίας που δεν αλλάζει πραγματικά.

Τι είναι στην πραγματικότητα ασύγχρονη επικοινωνία;

Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι ο τύπος επικοινωνίας που δεν συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο. Σημαίνει ότι όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα, δεν αναμένετε άμεση απάντηση. Δεν κρατάτε το email σας ανοιχτό σε περίπτωση που λάβετε ένα μήνυμα. Κρατάτε το κλειστό και ανοίξτε το για να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας αρκετές ώρες αργότερα.

Για παράδειγμα, αν βρίσκεστε στο γραφείο και πρέπει να ρωτήσετε τον συνεργάτη σας, πηγαίνετε στο γραφείο τους και διακόψτε ό, τι κάνουν. Σε ένα ασύγχρονο μοντέλο επικοινωνίας, τους αφήνετε να ολοκληρώσουν το έργο τους και να απαντήσουν στην ερώτησή σας όποτε βρουν το χρόνο γι 'αυτό.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της ασύγχρονης και της σύγχρονης επικοινωνίας;

Η σύγχρονη επικοινωνία γίνεται σε πραγματικό χρόνο. Τα μέλη της ομάδας που βρίσκονται στην επικοινωνία είναι παρόντα, είτε φυσικά είτε ουσιαστικά, και ανταποκρίνονται άμεσα.

Οι προσωπικές συναντήσεις είναι η πιο αγνή μορφή της σύγχρονης επικοινωνίας. Ρωτάτε κάτι, πάρτε την απάντηση και δώστε αμέσως την ανατροφοδότηση.

Υπάρχουν επίσης ψηφιακές μορφές σύγχρονης επικοινωνίας. Τα μηνύματα συνομιλίας είναι ένας από αυτούς τις περισσότερες φορές. Δεν διαρκεί πολύ πριν ανοίξουμε αυτήν την ειδοποίηση και απαντήσουμε σε αυτήν. Η χρήση του Slack στη δουλειά είναι επίσης ένας τύπος σύγχρονης επικοινωνίας αν αφήσετε τις ειδοποιήσεις σας και απαντήσετε αμέσως σε αυτές. Ακόμα και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θεωρείται ως σύγχρονη επικοινωνία στις περισσότερες περιπτώσεις.

Τι συμβαίνει με την σύγχρονη επικοινωνία;

Δοκιμάστε να δώσετε στους υπαλλήλους σας μια μέρα μακριά. Αν η παραγωγικότητα τους βελτιωθεί σημαντικά, τότε υπάρχει κάτι λάθος για τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν τα πράγματα στο γραφείο, με τις κανονικές σας φόρμες επικοινωνίας.

Υπάρχουν, στην πραγματικότητα, πολλά προβλήματα.

Πρώτον, οι άνθρωποι βρίσκονται σε συνεχή επικοινωνία. Και αυτό δεν είναι καλό. Ένα μάτι περιμένει τη νέα ειδοποίηση Slack, ενώ η άλλη προσπαθεί να συμβαδίσει με το έργο. Το χειρότερο είναι ότι λαμβάνουμε και απαντάμε σε μηνύματα ακόμα και μετά από ώρες εργασίας, παραμένοντας συνεχώς συνδεδεμένα και αποσπασματικά.

Στη συνέχεια, χάνουμε την παραγωγικότητα για συνδεσιμότητα. Οι άνθρωποι είναι συνεχώς συνδεδεμένοι για να συμβαδίζουν με τα πάντα. Συναντήσεις που συμβαίνουν πάρα πολύ συχνά απενεργοποιούν τους υπαλλήλους από το να έχουν μεγάλες υποδοχές της αδιάκοπης βαθιά δουλειά που έχει ως αποτέλεσμα σημαντική εργασία.

Η συνεχής επικοινωνία θέτει επίσης τους ανθρώπους κάτω από πολλή πίεση. Δεν έχουν τον έλεγχο του χρόνου τους και κάτι εμφανίζεται πάντα, παίρνοντας τα μακριά από τα αρχικά τους σχέδια. Αυτό οδηγεί σε αναβολή και συσσωρεύεται εργασία στο τέλος της ημέρας. Και όλοι γνωρίζουμε τι σημαίνει αυτό - άγχος, πίεση και πανικός. Τελικά, όλα αυτά τα αρνητικά συναισθήματα οδηγούν στην καύση.

Οι σταθερές διακοπές είναι αναπόφευκτες. Μεγάλος αριθμός διακοπών χωρίζει την προσοχή των ανθρώπων, παίρνοντας τους κατά μέσο όρο 25 λεπτά για να επιστρέψουν στην αρχική εργασία. Αυτό καθιστά πολύ δύσκολη τη σημαντική πρόοδο της εργασίας, ειδικά εάν εκτελείτε περίπλοκες εργασίες. Δραστηριότητες όπως ο προγραμματισμός ή η γραφή απαιτούν πολλή εστίαση που μπορεί να επιτευχθεί μόνο μέσω της βαθιάς εργασίας. Σύμφωνα με τον Cal Newport, συγγραφέα του Deep Work, όσο περισσότερες διακοπές αντιμετωπίζουμε, τόσο περισσότερο χάνουμε την ικανότητά μας να εκτελούμε βαθιά δουλειά.

Υπάρχουν, βεβαίως, ορισμένες περιπτώσεις κατά τις οποίες πρέπει να δοθεί προτεραιότητα στην σύγχρονη επικοινωνία. Το brainstorming είναι ένα παράδειγμα, όταν τα μέλη της ομάδας πρέπει να είναι παρόντα σε πραγματικό χρόνο, δίνοντας ιδέες. Υπάρχουν και άλλες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης όταν απλά δεν μπορείτε να περιμένετε να ανταποκριθεί ο συνεργάτης σας.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ασύγχρονης επικοινωνίας;

  • Επιτρέπει την επικοινωνία μεταξύ πολλών μελών της ομάδας σε απομακρυσμένη ομάδα, ανεξάρτητα από τη ζώνη ώρας μέσα στην οποία βρίσκονται.
  • Όλες οι συνομιλίες αποθηκεύονται και είναι διαθέσιμες για αναφορές αργότερα.
  • Οι άνθρωποι που εμπλέκονται στην επικοινωνία μπορεί να πάρουν κάποιο χρόνο για να σκεφτούν πριν απαντήσουν χωρίς να σπεύσουν σε κάτι, οδηγώντας σε πιο εποικοδομητική και ποιοτική επικοινωνία αντί για σύντομες και ανόητες απαντήσεις
  • Τα μέλη της ομάδας έχουν μεγάλες υποδοχές αδιάκοπης, ουσιαστικής βαθιάς εργασίας, είναι πιο παραγωγικοί και παράγουν πιο ποιοτική δουλειά.
  • Οι εκτεταμένες εκτενείς εργασίες οδηγούν σε βελτιωμένη ικανότητα εστίασης και καλύτερης απόδοσης.
  • Οι άνθρωποι απελευθερώνονται από την πίεση να πρέπει να απαντήσουν αμέσως.
  • Παίρνουν μεγαλύτερο έλεγχο στον χρόνο τους χωρίς να χρειάζεται να εξαρτώνται από τα μηνύματα που λαμβάνουν καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας.
  • Λιγότερο άγχος και απογοητεύσεις που οδηγούν σε εξάντληση.

Πώς να δώσετε προτεραιότητα στην ασύγχρονη επικοινωνία;

Υπάρχουν πολλά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε την ασύγχρονη επικοινωνία την προεπιλογή στην ομάδα σας.

Το Slack είναι το εργαλείο που πιθανώς χρησιμοποιείτε ήδη. Το Slack αντικαθιστά τις συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ των μελών της ομάδας, επιτρέποντάς τους να τις στέλνουν ως μηνύματα συνομιλίας. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να συμφωνήσουν να μην περιμένουν άμεση απάντηση όταν πρόκειται να συζητήσουν σε αυτό το κανάλι, επιτρέποντας σε όλους να έχουν τις δικές τους βαθιές συνεδρίες εργασίας.

Το Google Drive επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να εργάζονται στα ίδια έγγραφα, σε διαφορετικούς χρόνους και μέρη. Είναι το απόλυτο εργαλείο για την εργασία σε έργα και αφήνοντας σχόλια για να συζητήσουν σε άλλη στιγμή με άλλα μέλη της ομάδας.

Το Trello είναι ένα σύστημα διαχείρισης έργων που επιτρέπει την ανάθεση έργων και προθεσμιών για διαφορετικά μέλη της ομάδας. Οι συνάδελφοι μπορούν να επικοινωνούν σε πίνακες έργων κάθε φορά που επιλέγουν να κάνουν την εργασία τους πιο αποτελεσματική.

Το Loom δημιουργεί εγγραφές οθόνης για μέλη που δεν είναι παρόντα για να διευκρινίσουν τα σημεία και να δώσουν οδηγίες. Για ακόμα πιο εύκολη εμπειρία συνεργασίας, συνδυάζεται επίσης με το Slack.

Οι εταιρείες ασκούν ασύγχρονη επικοινωνία. Buffer, Zapier και Doist είναι μόνο μερικά από αυτά. Σήμερα, μπορούμε να επωφεληθούμε από εργαλεία όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, συνομιλία και τηλεδιάσκεψη για να διευκολύνουμε τα μέλη της ομάδας να επικοινωνούν ασύγχρονα, χωρίς να χρειάζεται να είναι συνεχώς συνδεδεμένοι.

Αν αυτό φαίνεται υπερβολικά ριζοσπαστικό, ξεκινήστε με μικρά βήματα. Για αρχάριους, αλλάξτε την προσέγγισή σας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή στο Slack και θα δείτε πόσο χρόνο θα έχετε για πιο ουσιαστική δουλειά.

Γνωρίστε την Colony, ένα Κέντρο Ανάπτυξης Υψηλών Επιδόσεων για μια αποστολή για να ξεκλειδώσετε τη μεγαλύτερη πηγή στη Γη - Ανθρώπινο Δυναμικό. Επικοινωνήστε μαζί μας στο [email protected]