Φωτογραφία από τον Yogendra Singh από την Pexels

7 στρατηγικές Πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις υψηλού επιπέδου εικονικές ομάδες

Στρατηγικές υψηλής παραγωγικότητας για άμεση εφαρμογή

Ανησυχείτε για την παραγωγικότητα της ομάδας σας κατά την κρίση της κορώνας; Οι εταιρείες ζητούν σταδιακά από τους υπαλλήλους τους να εργάζονται από το σπίτι για να πολεμήσουν το COVID-19 και οι διευθυντές φαντάζονται ότι οι συνεργάτες τους βλέπουν το Netflix στο PJ στον καναπέ αντί να εστιάζουν στα καθήκοντά τους.

Αλλά αυτή η κρίση μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα της ομάδας σας και να προκαλέσει αυξημένη ευτυχία στα μέλη της ομάδας σας. Σύμφωνα με μια μελέτη του Stanford, η εργασία από το σπίτι αυξάνει εκπληκτικά την παραγωγικότητα και επιπλέον μειώνει το ποσοστό τριβής. Η μείωση της κυκλοφορίας παρέχει στους εργαζομένους περισσότερο χρόνο με το χέρι και μειώνει το άγχος.

Ο μισθωτός τηλεμεταφορέας εξοικονομεί το ισοδύναμο των 11 εργάσιμων ημερών κάθε χρόνο. - Παγκόσμιο Analytics στο χώρο εργασίας

Η απομακρυσμένη εργασία είναι επίσης καλή για το περιβάλλον. Μειώνει τις εκπομπές άνθρακα με λιγότερα αυτοκίνητα στους δρόμους. Από οικονομική άποψη, αποδίδει τόσο στους εργαζόμενους όσο και στις εταιρείες. Οι εργοδότες μπορούν να μειώσουν σημαντικά το ενοίκιο και οι μισοί υπάλληλοι θα εξοικονομούν χρήματα μεταξύ $ 2.500 και $ 4.000 ετησίως για μετακινήσεις σύμφωνα με το Global Workplace Analytics. Η ίδια μελέτη δείχνει ότι η κανονική εργασία από το σπίτι στις ΗΠΑ έχει αυξηθεί κατά 173% από το 2005. Οι εικονικές ομάδες αυξάνονται, όχι μόνο κατά τη διάρκεια μιας κρίσης όπως μια πανδημία.

Αυτό μπορεί να είναι μια ευκαιρία για μια μεγάλη επαναφορά όσον αφορά το πώς δουλεύουμε. - Ματ Μόλενμπεργκ

Δίπλα σε όλα τα οφέλη των εικονικών ομάδων, υπάρχουν επίσης προκλήσεις για την αποτελεσματική διαχείριση των εργαζομένων από απόσταση. Πώς μπορείτε να φέρετε τον καλύτερο εικονικό συνεργάτη σας ως μέλος της ομάδας και ηγέτης;

1. Καθορισμός προτύπων για διαδικασίες και επαναλαμβανόμενες εργασίες

Τα συστήματα εφαρμογής και ο τυπικός τρόπος εργασίας προσφέρουν τον προσανατολισμό των εργαζομένων και τους βοηθά να γνωρίζουν ακριβώς τι αναμένεται. Σαφή καθήκοντα και διαδικασίες με συγκεκριμένες λεπτομέρειες για το ποιος πρέπει να κάνει ό, τι μέχρι που βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και υποστηρίζει την ομάδα να εργάζεται αποτελεσματικά.

2. Καθορίστε εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας

Καθώς δεν συγκεντρώνετε τόσο συχνά, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε χώρο για μια άτυπη συζήτηση για να κρατήσετε ζωντανή τη σύνδεση της ομάδας. Το καλύτερο εργαλείο για έναν εικονικό ψύκτη νερού είναι μια ομαδική συζήτηση. Υπάρχουν διάφορα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Στην εταιρεία μου, χρησιμοποιούμε τις Ομάδες της Microsoft, οι οποίες λειτουργούν καλά για εμάς. Σε περίπτωση που χρειάζεστε ένα γρήγορο fix για να χειριστείτε τη γρήγορη αλλαγή, τότε το Skype θα είναι μια καλή επιλογή.

Για συναντήσεις ομάδων και άλλες επίσημες συνομιλίες, ορίστε ένα εργαλείο για κλήσεις διάσκεψης. Το Skype και οι Ομάδες είναι και οι δύο καλές επιλογές. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη έχουν πρόσβαση στα εργαλεία και γνωρίζουν ποια είναι η προεπιλεγμένη λειτουργία.

Η ύπαρξη ενός εργαλείου κοινής χρήσης οθόνης είναι απαραίτητο για τις συναντήσεις, αλλά ακόμα περισσότερο για την εργασία σε κοινά καθήκοντα ή έργα, όπως οικονομικό σχεδιασμό, παρουσιάσεις κλπ.

Για την αποτελεσματική συνεργασία, χρειάζεται συχνά αρκετοί συνεργάτες να εργάζονται στα ίδια έγγραφα. Εάν τα εργαλεία διαχείρισης έργου δεν διαθέτουν λειτουργίες συνεργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google Drive ή το Dropbox.

3. Προγραμματίστε τακτικές συναντήσεις και είναι διαθέσιμες

Η εργασία από το σπίτι μπορεί εύκολα να σας αποσυνδέσει από την εταιρεία και την ομάδα. Οι τακτικές συνεδρίες ομάδας θα σας βοηθήσουν να ξεπεράσετε ένα αίσθημα απομόνωσης. Δημιουργήστε ρουτίνες και ένα επίσημο συναίσθημα γραφείου κατά τη διάρκεια των συναντήσεων για να κρατήσετε όλους κίνητρο.

Οι ηγέτες και οι συνεργάτες θα πρέπει να δηλώνουν τη διαθεσιμότητά τους για να συνδεθούν όταν χρειάζεται. Η ανταλλαγή εμπειριών σχετικά με τα χόμπι και τις διακοπές κ.λπ. μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για μια ανθρώπινη σύνδεση μεταξύ των εικονικών μελών της ομάδας.

4. Επιλέξτε με σύνεση τους χρόνους συσκέψεων και τις ημέρες

Εάν σχεδιάζετε όλες τις συναντήσεις σας όταν όλοι είναι πιο παραγωγικοί, τότε θα δείτε την πτώση της παραγωγικότητας. Συνήθως, οι άνθρωποι είναι πιο παραγωγικοί τις πρωινές ώρες. Αλλά όλοι είναι διαφορετικοί και είναι χρήσιμο να συζητήσουμε αυτό μέσα στην ομάδα. Αυτό πρέπει να έχετε κατά νου όταν επιλέγετε το χρόνο και την ημέρα, σύμφωνα με μια μελέτη της Priceonomics:

  • Η Δευτέρα είναι η πιο παραγωγική μέρα που μειώνεται μέχρι την Παρασκευή ως την πιο μη παραγωγική ημέρα
  • Ο πιο παραγωγικός χρόνος είναι από τις 8 π.μ. έως τις 11 το πρωί
  • Η παραγωγικότητα πέφτει μετά το μεσημέρι και πέφτει εντελώς μετά τις 4 μ.μ.

Ο καλύτερος χρόνος για ομαδικές συνεδρίες είναι την Πέμπτη και την Παρασκευή το απόγευμα. Είναι πολύτιμη συνήθεια να κλείνουμε την εβδομάδα με μια σύνοψη του τι έχει επιτευχθεί και τι είναι υψηλό στον κατάλογο προτεραιοτήτων για την επόμενη εβδομάδα.

5. Πηγαίνετε για βίντεο μέσω συνομιλιών και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας είναι πρόσωπο με πρόσωπο. Όταν βλέπετε ο ένας τον άλλον συνδέεστε περισσότερο σε προσωπικό επίπεδο και κατανοείτε τη γλώσσα του σώματος, μιμείται και χειρονομεί καλύτερα. Για να αποφύγετε παρεξήγηση, μια γρήγορη συνομιλία μέσω βίντεο είναι ο καλύτερος τρόπος για αποτελεσματική επικοινωνία. Η υπερ-επικοινωνία και ο χρόνος για επίσημες και ανεπίσημες συνομιλίες θα διατηρήσουν την προθυμία συνεργασίας με τα μέλη της ομάδας.

Εάν πρέπει να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή οι συνεργάτες σας δεν είναι διαθέσιμοι, κάντε τα σύντομα και απλά. Ζητήστε ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα και δώστε σαφείς οδηγίες. Παρέχοντας επιλογές μπορεί να λύσει το πρόβλημα χωρίς μηνύματα ping-ponging εμπρός και πίσω.

Κάνετε όλοι μια χάρη και μην χάνετε χρόνο στους ανθρώπους με απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 2 λέξεων. Κρατήστε αυτόν τον τύπο επικοινωνίας για την ομαδική σας συνομιλία.

6. Ορισμός και παρακολούθηση των στόχων και εφαρμογή βρόχων ανατροφοδότησης

Όλοι είναι διαφορετικοί και έχουν διαφορετικές ανάγκες όσον αφορά τον καθορισμό και την παρακολούθηση των στόχων και τη λήψη σχολίων. Μερικοί άνθρωποι θα αγνοούν την αυστηρή παρακολούθηση, ξέρουν τι να κάνουν και θα αποδώσουν τα αποτελέσματά τους. Στην περίπτωση αυτή, είναι αρκετό να ορίσετε χρονοδιαγράμματα για τους τελικούς στόχους.

Άλλα μέλη της ομάδας μπορεί να χρειάζονται πιο στενή επαφή και άμεση ανατροφοδότηση σχετικά με τα αποτελέσματά τους. Στη συνέχεια, ορίστε στόχους και οργανώστε τακτικές συναντήσεις ανατροφοδότησης που σχετίζονται με την εργασία.

Η ανατροφοδότηση και η καθοδήγηση είναι απαραίτητα για τη βελτίωση και την προώθηση μπροστά ξεχωριστά και ως ομάδα. Στην ιδανική περίπτωση, όλοι πρέπει να λαμβάνουν τακτικά σχόλια σχετικά με την απόδοση της εργασίας, την προσωπική ανάπτυξη, τη συνεργασία και τη δέσμευσή τους. Κάντε το μέρος του ρυθμού της ομάδας και επισημάνετε το σκοπό του καθενός στη μεγαλύτερη εικόνα. Η κανονική ρύθμιση ενός ατόμου σε ένα θα επηρεάσει τις ομάδες με υψηλές επιδόσεις.

7. Δημιουργήστε μια αληθινή αίσθηση της ομάδας

Η διαχείριση των εικονικών ομάδων απαιτεί επιπλέον προσπάθεια και δέσμευση για τη δημιουργία μιας αίσθησης ομάδας. Η αίσθηση του ανήκειν είναι ένα κρίσιμο κομμάτι παζλ για τις υψηλής απόδοσης εικονικές ομάδες. Μέθοδοι επιτυχίας με αυτό είναι:

  • Κρατήστε την ομάδα ενημερωμένη για το όραμα και τις εξελίξεις στην εταιρεία
  • Έχουν εικονικές στρογγυλές τράπεζες για τα έργα, τους φόρτους εργασίας και τις προκλήσεις όλων
  • Γιορτάστε ειδικές περιστάσεις όπως τα γενέθλια, επιτυγχάνοντας μεγαλύτερους στόχους
  • Ξεκινήστε και συνεχίστε ανεπίσημη επικοινωνία
  • Αν είναι δυνατόν, συναντήστε από καιρό σε καιρό, τίποτα δεν μπορεί να αντικαταστήσει την πραγματική ανθρώπινη σύνδεση

Η εργασία εξ αποστάσεως θα είναι μέρος του μέλλοντός μας. Καλά υλοποιηθεί και διαχειρίζεται μπορεί να οδηγήσει σε ομάδες με υψηλές επιδόσεις με ευχαριστημένους υπαλλήλους. Ας χρησιμοποιήσουμε αυτήν την κρίση για να αγκαλιάσουμε το στυλ εργασίας του 21ου αιώνα.

Πώς είναι η εμπειρία σας ως μέλος μιας εικονικής ομάδας ή επικεφαλής ομάδας; Τι σας βοήθησε να εργαστείτε αποτελεσματικά από το σπίτι;

Ευχαριστώ για την ανάγνωση.