5 σενάρια συνάντησης εφιάλτη και πώς να τα διορθώσετε

Οι συναντήσεις πρέπει να είναι μαγικές.

Ακουσε με. Το 70% των ανώτερων διευθυντικών στελεχών δήλωσε ότι οι συναντήσεις είναι μη παραγωγικές και αναποτελεσματικές, σύμφωνα με το Harvard Business Review. Εξήντα τέσσερα τοις εκατό δήλωσαν ότι οι συναντήσεις έρχονται σε βάρος της βαθιάς σκέψης.

Αλλά δεν πρέπει να είναι έτσι. Ήμουν προβληματισμένος από όλα τα προβλήματα με τον τρόπο με τον οποίο μαζευόμαστε, οπότε σπούδασα και πειραματίσα τον δρόμο μου προς την καλύτερη συνεργασία. Το 2019, ξεκίνησα τη στρατηγική Bonfire με στόχο να βοηθήσω τις ομάδες να ξεκλειδώσουν τις πρωτοποριακές ιδέες μέσω της διαχειριζόμενης συνεργασίας.

Η αλήθεια είναι ότι δεν μπορείτε να συνεχίσετε να κάνετε το ίδιο πράγμα και να περιμένετε νέα αποτελέσματα.

Πάρτε χρόνο για να σχεδιάσετε τις προσωπικές συναντήσεις σας και θα έχετε καλύτερα αποτελέσματα. Φωτογραφία από τη Λίζα Ρόσι

Ακολουθούν μερικά από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα συσκέψεων που έχουμε δει και μερικές νέες ιδέες για το πώς να διορθώσουμε τα πράγματα:

Πρόβλημα: Ξύστε το δικό σας φαγούρα-α-παλοόζα

doodle από τη Lisa Rossi

Το σενάριο: Ήρθε η ώρα να βάλουμε ιδέες. Ο συγγραφέας έχει ιδέες για βιβλία. Ο μηχανικός λογισμικού έχει ένα βήμα εφαρμογής. Ακόμη και η γάτα γραφείου έχει μια δημιουργική ιδέα: η ομάδα θα πρέπει να κάνει ένα νέο scratchpad. Με επιπλέον κλουβί. Το ζήτημα καθίσταται σαφές: η ιδέα του καθενός σχετίζεται με αυτό που μελετούσε στο σχολείο και προσωπικά και δεν λύνει το περίπλοκο πρόβλημα του πελάτη.

Η επιδιόρθωση: Πρόσφατα, άκουσα τον καθηγητή γραφικών σχεδίασης Neil Ward του Drake να το περιγράψει με τον εξής τρόπο: «Όντας καλλιτέχνης δημιουργείς δουλειά για τον εαυτό σου. Όντας σχεδιαστής δημιουργείτε εργασία με βάση τις ανάγκες των άλλων ». Πριν από μια συνάντηση προβληματισμού, κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να προγραμματίσει μια συνομιλία με έναν πελάτη-στόχο για το πρόβλημα που έχει συμφωνήσει η ομάδα. Τα μέλη της ομάδας Challenge να μάθουν για τις συμπεριφορές και τις αξίες του πελάτη. Η δουλειά είναι μόνο να ακούτε και να μαθαίνετε όσο μπορούν. Στη συνέχεια, όταν έρχεται χρόνος για την καταιγίδα, τα μέλη της ομάδας έρχονται με ιδέες και ιδέες που σχετίζονται με τον πελάτη, σε αντίθεση με τον εαυτό τους.

Πρόβλημα: Η προωθητική προβολή ενός προσώπου

doodle από τη Lisa Rossi

Το σενάριο: Καθένας κάθεται γύρω από ένα τραπέζι συνεδριάσεων και το αφεντικό βρίσκεται στο τιμόνι. Ήρθε η ώρα να προσφέρετε ιδέες! Είναι σαφές ότι ένα άτομο έχει περισσότερες ιδέες από όλους τους άλλους. Στην πραγματικότητα, όταν κάποιος άλλος μιλάει, παρεμβαίνει. Έχει πολλούς λόγους για τους οποίους οι ιδέες του είναι οι καλύτερες, συμπεριλαμβανομένου του μεγάλου λόγου: Δεν έχει κάνει μεγάλη προβολή και ξέρει ότι το αφεντικό παρακολουθεί. Θέλει να κάνει το καλύτερό του!

Η διόρθωση: Μην προσκαλέσετε το αφεντικό σε συναντήσεις που περιλαμβάνουν δημιουργική ιδεοψυχία. Αυτό δίνει στους υπαλλήλους χώρο να αναλαμβάνουν κινδύνους και να εκτελούν χωρίς να ανησυχούν για το ότι τους κρίνεται. Αν διευκολύνετε τη συνάντηση, ρωτήστε τον προϊστάμενο κατά τη διάρκεια ενός one-on-one πριν να βοηθήσετε να κατανοήσετε το πρόβλημα. Μετά τη συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει ποιοι πόροι θα χρειαστείτε για να διεξάγετε έρευνα και εύκολο πειράματα για να ελέγξετε αν λειτουργούν νέες ιδέες. Μην ξεχάσετε να ζητήσετε τη συμβολή της σε βασικούς ενδιαφερόμενους που ενδέχεται να δημιουργήσουν επιπτώσεις που δεν έχετε εξετάσει.

Πρόβλημα: Ο δρόμος προς το πουθενά

doodle από τη Lisa Rossi

Το σενάριο: Ένας ηγέτης της ομάδας θέλει να μιλήσει για ιδέες. Φέρνουν αυτοκόλλητες σημειώσεις και δείκτες. Είναι ενθουσιασμένοι! Ζητούν από τους ανθρώπους να "νομιμοποιήσουν". Γίνεται γρήγορα σε μια φιλοσοφική συζήτηση. Ένα άτομο αναφέρει αυτό που άκουσε πρόσφατα σε ένα podcast. Ένα άλλο πρόσωπο αναφέρει έναν αρχαίο μελετητή. Κάποιος άλλος αναφέρει τι τους ενοχλεί για το θέμα και προσφέρει λύσεις από το παρελθόν. Η συνάντηση συνεχίζεται δύο φορές περισσότερο από ό, τι αναμενόταν χωρίς καλές ιδέες.

Η επιδιόρθωση: Μείνετε μακριά από κολλητικές σημειώσεις και ιδέες, μέχρι η ομάδα σας να γνωρίζει ποιο ακροατήριο εξυπηρετεί ή το πρόβλημα που πρέπει να επιλυθεί. Εάν η ομάδα σας δεν γνωρίζει το πρόβλημα, αφιερώστε λίγο χρόνο για να ακούσετε τους βασικούς πελάτες σας. Διατηρήστε μια κοινή λίστα των προβλημάτων που πρέπει να λυθούν ως ένας τρόπος για να ξεκινήσετε. Αν δεν γνωρίζετε το κοινό σας, περάστε λίγο χρόνο ως ομάδα συζητώντας ποιος θα μπορούσε να στοχεύσει ως πείραμα. Ορίστε ένα άτομο της ομάδας για να διευκολύνει μια συνάντηση της ομάδας με στόχο να κρατήσει τον πελάτη και το πρόβλημα στην πρώτη γραμμή της συζήτησης. Αυτό μπορεί να είναι μια περιστροφική θέση.

Πρόβλημα: Το snooze-fest.

doodle από τη Lisa Rossi

Το σενάριο: Υπάρχουν ντόνατς τοποθετημένα στο κέντρο του πίνακα αίθουσας συνεδριάσεων. Ήρθε η ώρα να ρέουν οι δημιουργικοί χυμοί! Το one-by-one, οι άνθρωποι μοιράζονται τις ιδέες τους, ενώ αγνοούνται από τους συμπαίκτες τους που βλέπουν αστεία τις τροφές τους στο Facebook.

Η επιδιόρθωση: Ξεφορτωθείτε το τραπέζι του συνεδρίου και ζητήστε ομάδες πέντε ή έξι να στέκονται γύρω από τις πινακίδες ή τα μεγαλύτερα κομμάτια χαρτιού. Δώστε τους οδηγίες για να δηλώσετε την ιδέα τους και στη συνέχεια να την γράψετε σε μια κολλώδη σημείωση πριν την τοποθετήσετε στην πινακίδα. Ενημερώστε τα μέλη της ομάδας για να αποφύγετε την αξιολόγηση ιδεών μέχρι αργότερα. Αντ 'αυτού, συνεχίστε να γεμίζουν τις ιδέες μεταξύ τους. Υποθέστε ότι οι ιδέες σας είναι εξαιρετικές και εκείνες των συμπαίκων σας είναι επίσης. Σύμφωνα με τα λόγια του Del Close, ενός φημισμένου ηθοποιού και αυτοσχεδιαστή, "Αν αντιμετωπίσουμε ο ένας τον άλλον σαν να είμαστε μεγαλοφυείς, ποιητές και καλλιτέχνες, έχουμε περισσότερες πιθανότητες να γίνει αυτό στη σκηνή". Αλλά ... κρατάτε τα ντόνατς. (Το νερό και τα φρούτα είναι επίσης καλοί τρόποι για να κρατήσετε τους ανθρώπους τροφοδοτούμενους.)

Πρόβλημα: Αυτό που συμβαίνει σε αυτή τη συνάντηση παραμένει σε αυτή τη συνάντηση

doodle από τη Lisa Rossi

Το σενάριο: Κάποιος στο γραφείο θέλει να γίνει καινοτόμος. Κάνουν τα πάντα σωστά - υπάρχουν σνακ, πίνακες δεικτών και προσεκτική διευκόλυνση των μελών της ομάδας με διαφορετικά υπόβαθρα και σύνολα δεξιοτήτων. Η ομάδα γνωρίζει τον πελάτη της και το βασικό πρόβλημα που επιλύει. Οι ιδέες είναι δημιουργικές και χτίζονται το ένα πάνω στο άλλο. Όλοι είναι πραγματικά εμπνευσμένοι και η ενέργειά τους φτάνει! Όταν φεύγουν, ποτέ δεν ακούν κανένα από αυτά ξανά.

Ο διορθωτής: Ο διευκολυντής της ομάδας πρέπει να δώσει στα μέλη της ομάδας την ευκαιρία να ψηφίσει ποιες ιδέες πλησιάζουν περισσότερο στο πρόβλημα του πελάτη. Στη συνέχεια, θα πρέπει να πάρει χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο αφήνει με το δικό του ρόλο στα επόμενα βήματα. Για μερικούς, μπορεί να είναι μια άλλη συνέντευξη πελάτη για να ασκηθείτε βαθύτερα σε ένα υποσύνολο του προβλήματος. Ένα άλλο πρόσωπο μπορεί να αναλάβει ηγετικό ρόλο στο να προγραμματίσει μια δοκιμή μιας ιδέας με τους πελάτες. Άλλα μέλη της ομάδας μπορούν να δεσμευτούν να ερευνήσουν τους ενδιαφερόμενους και άλλους που ενδέχεται να επηρεαστούν από την ιδέα. Αποκτήστε μια άλλη συγκέντρωση στο ημερολόγιο που χρησιμεύει επίσης ως προθεσμία για τη λίστα εργασιών. Τέλος, πάρτε μια στιγμή ως ομάδα για να κοιτάξετε προς το μέλλον και να γιορτάσετε τι έχετε κάνει μαζί. Ο διευκολυντής πρέπει να ζητήσει από όλους να σταθούν στον κύκλο. Και, ένα κάθε φορά, κάθε άτομο πρέπει να πει ένα πράγμα που ένα άλλο πρόσωπο κατά τη διάρκεια της συνάντησης τους άρεσε, και ένα προσωπικό στόχο που έχουν για το επόμενο μέρος του κύκλου του έργου.

Αυτό το άρθρο συντάχθηκε από τη Lisa Rossi και τον Nathan Groepper της στρατηγικής Bonfire. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με εμάς, επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας στο www.bonfirestrategy.com ή στείλτε μας email στο [email protected]

Για να ζήσετε μερικά από αυτά τα μαθήματα ζωντανά, εγγραφείτε εδώ για μια επερχόμενη προπόνηση σχετικά με τη χρήση σκέψης σχεδιασμού στο χώρο της εμπορίας.